Hiểu Về Các Bút Toán Điều Chỉnh: Khái Niệm Và Ví Dụ Thực Tế

Trong kế toán, bút toán điều chỉnh đóng vai trò quan trọng giúp đảm bảo số liệu kế toán phản ánh trung thực và chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh các khoản doanh thu, chi phí, tài sản và công nợ theo nguyên tắc kế toán không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp lý mà còn hỗ trợ quá trình ra quyết định tài chính hiệu quả.

Vậy bút toán điều chỉnh là gì? Khi nào cần thực hiện? Và cách hạch toán như thế nào? Bài viết sau đây của  nguyenlyketoan sẽ giúp chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm, mục đích cũng như các ví dụ thực tế để giúp bạn hiểu rõ hơn về bút toán điều chỉnh trong kế toán.

I. Định Nghĩa Bút Toán Điều Chỉnh Là Gì?

Bút toán điều chỉnh (Adjusting Entries) là các bút toán được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nhằm điều chỉnh các tài khoản kế toán để đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế tài chính của doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp.

Bút toán điều chỉnh thường được sử dụng để:

✔ Ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ kế toán theo nguyên tắc kế toán dồn tích.

✔ Điều chỉnh tài sản, công nợ, nguồn vốn để phù hợp với tình hình thực tế.

✔ Đảm bảo báo cáo tài chính cung cấp thông tin trung thực, hợp lý trước khi khóa sổ kế toán.

🔹 Ví dụ đơn giản về bút toán điều chỉnh:

👉 Một công ty trả trước tiền thuê văn phòng 12 tháng vào đầu năm. Nếu không điều chỉnh, toàn bộ chi phí sẽ bị ghi nhận ngay lập tức thay vì phân bổ theo từng tháng. Khi đó, kế toán cần thực hiện bút toán điều chỉnh mỗi tháng để phân bổ chi phí thuê hợp lý.

Tóm lại, bút toán điều chỉnh giúp đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch, tránh sai lệch trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

II. Các Loạn Bút Toán Điều Chỉnh Trong Kế Toán

Bút toán điều chỉnh được sử dụng để điều chỉnh các khoản mục trên báo cáo tài chính, đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế phát sinh. Dưới đây là các loại bút toán điều chỉnh phổ biến trong kế toán:

1. Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước

👉 Khái niệm: Chi phí trả trước là những khoản chi phí đã thanh toán nhưng chưa sử dụng hết và cần phân bổ dần vào các kỳ kế toán sau.

🔹 Ví dụ: Một doanh nghiệp trả trước 12 triệu đồng tiền thuê văn phòng cho cả năm vào tháng 1. Mỗi tháng, kế toán cần điều chỉnh để ghi nhận chi phí thuê tháng đó.

Bài viết tham khảo: Học kế toán thực hành ở đâu tốt tại Hà Nội và Tphcm

📌 Bút toán ban đầu (khi trả trước chi phí):

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước: 12.000.000

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi: 12.000.000

📌 Bút toán điều chỉnh hàng tháng (phân bổ chi phí):

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động: 1.000.000

Có TK 242 – Chi phí trả trước: 1.000.000

2. Bút toán điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện

👉 Khái niệm: Doanh thu chưa thực hiện là số tiền đã thu trước của khách hàng nhưng chưa cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa.

🔹 Ví dụ: Một trung tâm đào tạo nhận 60 triệu đồng học phí cho khóa học kéo dài 6 tháng. Cuối mỗi tháng, kế toán cần điều chỉnh để phản ánh doanh thu thực tế đã cung cấp.

📌 Bút toán ghi nhận doanh thu nhận trước:

Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi: 60.000.000

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: 60.000.000

📌 Bút toán điều chỉnh hàng tháng (ghi nhận doanh thu thực tế):

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: 10.000.000

Có TK 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: 10.000.000

Bài viết tham khảo: Cách Hạch Toán Kế Toán Công Nợ Dễ Hiểu Nhất

3. Bút toán điều chỉnh khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

👉 Khái niệm: Khấu hao là việc phân bổ dần giá trị của tài sản cố định vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng.

🔹 Ví dụ: Một doanh nghiệp mua một thiết bị trị giá 120 triệu đồng, khấu hao trong 5 năm. Mỗi năm, kế toán phải điều chỉnh để ghi nhận chi phí khấu hao.

📌 Bút toán điều chỉnh khấu hao hàng năm:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động: 24.000.000

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 24.000.000

4. Bút toán điều chỉnh hàng tồn kho

👉 Khái niệm: Khi kiểm kê kho cuối kỳ, nếu có chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế, kế toán cần điều chỉnh để phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho.

🔹 Ví dụ: Cuối năm, doanh nghiệp kiểm kê kho và phát hiện một số hàng hóa bị hỏng trị giá 5 triệu đồng. Kế toán cần ghi giảm giá trị hàng tồn kho.

📌 Bút toán điều chỉnh giảm hàng tồn kho:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động: 5.000.000

Có TK 152/153 – Hàng tồn kho: 5.000.000

5. Bút toán điều chỉnh chi phí phải trả

👉 Khái niệm: Chi phí phải trả là những khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán vào cuối kỳ.

🔹 Ví dụ: Công ty có khoản tiền điện chưa thanh toán cuối kỳ là 2 triệu đồng, nhưng hóa đơn chưa đến. Kế toán cần ghi nhận chi phí phải trả.

📌 Bút toán điều chỉnh chi phí phải trả:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động: 2.000.000

Có TK 331 – Phải trả người bán: 2.000.000

6. Bút toán điều chỉnh thu nhập và chi phí dồn tích

👉 Khái niệm: Các khoản doanh thu hoặc chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận vào kỳ hiện tại cần phải điều chỉnh để phản ánh đúng thực tế.

🔹 Ví dụ: Một công ty hoàn thành dịch vụ cho khách hàng vào tháng 12 nhưng đến tháng 1 năm sau mới xuất hóa đơn. Cuối năm, kế toán cần điều chỉnh ghi nhận doanh thu dồn tích.

📌 Bút toán ghi nhận doanh thu dồn tích cuối năm:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng: 15.000.000

Có TK 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: 15.000.000

III. Quy Trình Thực Hiện Bút Toán Điều Chỉnh 

Để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán cần tuân thủ quy trình thực hiện bút toán điều chỉnh theo các bước sau:

1. Xác định các khoản mục cần điều chỉnh

Rà soát các khoản mục trên sổ kế toán để phát hiện những sai lệch hoặc các khoản chưa ghi nhận đúng kỳ.
Kiểm tra các khoản doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ, thuế có cần điều chỉnh không.

📌 Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đã nhận trước tiền thuê văn phòng từ khách hàng cho 6 tháng nhưng mới sử dụng 2 tháng, kế toán cần điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện để phản ánh đúng số tiền đã được ghi nhận trong kỳ.

2. Thu thập chứng từ liên quan

Kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, biên bản kiểm kê, bảng lương, bảng tính khấu hao,… để đảm bảo có đủ căn cứ cho bút toán điều chỉnh.

Đối chiếu số liệu với sổ cái kế toán, báo cáo tài chính tạm thời.

📌 Ví dụ: Khi điều chỉnh khấu hao tài sản cố định, kế toán cần kiểm tra hóa đơn mua tài sản, biên bản bàn giao sử dụng, và bảng tính khấu hao theo quy định.

3. Lập bút toán điều chỉnh

Xác định tài khoản cần điều chỉnh, số tiền điều chỉnh và kỳ kế toán tương ứng.

Ghi nhận bút toán điều chỉnh trên phần mềm kế toán hoặc sổ sách theo đúng nguyên tắc kế toán.

📌 Ví dụ: Một công ty trả trước tiền thuê văn phòng 12 triệu đồng/năm. Mỗi tháng kế toán cần ghi nhận 1 triệu đồng vào chi phí hoạt động.

Bút toán điều chỉnh hàng tháng:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động: 1.000.000

Có TK 242 – Chi phí trả trước: 1.000.000

4. Kiểm tra và đối chiếu số liệu sau điều chỉnh

Sau khi ghi nhận bút toán điều chỉnh, kế toán cần kiểm tra lại số dư tài khoản để đảm bảo số liệu chính xác.
Đối chiếu với sổ cái kế toán, báo cáo tài chính tạm thời và các khoản mục liên quan.

📌 Ví dụ: Nếu kế toán đã ghi nhận khấu hao tài sản cố định, cần kiểm tra lại trên bảng cân đối kế toán xem số dư tài khoản hao mòn có khớp với kế hoạch khấu hao hay không.

5. Lập báo cáo tài chính sau điều chỉnh

Cập nhật số liệu kế toán vào báo cáo tài chính chính thức.

Kiểm tra lần cuối để đảm bảo báo cáo phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.

Nếu phát hiện sai sót, thực hiện điều chỉnh bổ sung trước khi gửi báo cáo.

📌 Ví dụ: Nếu có chênh lệch hàng tồn kho sau kiểm kê, kế toán cần điều chỉnh và cập nhật lại báo cáo tài chính để phản ánh số lượng tồn kho chính xác.

6. Lưu trữ bút toán điều chỉnh và chứng từ liên quan

Lưu lại tất cả chứng từ điều chỉnh, sổ sách kế toán, biên bản kiểm tra, bảng kê và các hồ sơ liên quan.

Đảm bảo các tài liệu này sẵn sàng cho việc kiểm tra nội bộ, kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

📌 Ví dụ: Nếu kế toán điều chỉnh lại chi phí phải trả, cần lưu giữ bảng lương, hợp đồng lao động, bảng kê khấu trừ thuế TNCN để giải trình khi cần thiết.

Việc thực hiện bút toán điều chỉnh theo quy trình chặt chẽ giúp kế toán đảm bảo tính chính xác, minh bạch của báo cáo tài chính. Tuân thủ các bước trên giúp doanh nghiệp hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp kiểm soát tốt tài chính, tránh sai sót và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.