Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp và những điều cần lưu ý

Mua hàng hoá trong Doanh nghiệp là công việc khá thường xuyên của kế toán. Kế toán mua hàng phải hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như tính giá vốn hàng mua. Ở bài viết sau Nguyên lý kế toán tìm hiểu và chia sẻ đến bạn đọc Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp và những điều cần lưu ý.

Nghiệp vụ kế toán mua hàng hóa và cách định khoản

1. Mua hàng theo đơn mua hàng

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo đơn, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

• Căn cứ vào đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá.
• Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp.
• Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
• Nhân viên mua hàng lập và gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
• Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
• Nhân viên mua hàng nhận hàng, đồng thời yêu cầu kế toán làm thủ tục nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay. diễn đàn kế toán doanh nghiệp

Định khoản:

– Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ

• Nợ TK 152, 156, 611… Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán. học quản lý nhân sự

– Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay

• Nợ TK 621, 623, 641, 642… Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

2. Mua hàng theo lệnh sản xuất

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng theo lệnh sản xuất, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

• Căn cứ vào lệnh sản xuất đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá.
• Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp.
• Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
• Nhân viên mua hàng lập và yêu cầu mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn.
• Căn cứ vào yêu cầu, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
• Nhân viên mua hàng sau khi nhận hàng, sẽ chuyển thẳng tới các bộ phận sản xuất để phục vụ cho hoạt động sản xuất. đào tạo nhân lực

Định khoản trường hợp mua nguyên vật liệu về không qua nhập kho mà đưa vào phục vụ luôn cho hoạt động sản xuất 

• Nợ TK 621, 623, 6272… Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

3. Mua hàng trong nước về nhập kho

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về nhập kho, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

• Khi hàng về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán hóa đơn chứng từ và đề nghị viết phiếu nhập kho.
• Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển kế toán trưởng ký duyệt.
• Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
• Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
• Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào. học quản lý nhân sự
• Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
• Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.

Định khoản:

• Nợ TK 152, 156, 611… Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

4. Mua hàng trong nước không qua kho

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

• Khi nguyên vật liệu về đến phân xưởng sản xuất hoặc công trường, quản đốc phân xưởng hoặc công trường nhận nguyên vật liệu để đưa vào sản xuất.
• Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.
• Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.
• Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
• Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.

Định khoản:

• Nợ TK 621, 623, 627, 641… Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

5. Mua hàng nhập khẩu nhập kho

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu về nhập kho, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

• Khi hàng về đến cảng, nhân viên mua hàng sẽ lập tờ khai hải quan và xuất trình các giấy tờ liên quan (tờ khai, hợp đồng, vận đơn, hóa đơn vận chuyển…).
• Hải quan kiểm hóa và xác định thuế phải nộp.
• Nhân viên mua hàng nộp thuế nhập khẩu (trường hợp buộc phải nộp thuế ngay).
• Hải quan cho thông quan hàng hóa, nhân viên mua hàng nhận hàng hóa tại cảng và cho vận chuyển hàng về kho của công ty (tự vận chuyển hoặc thuê ngoài).
• Khi hàng hóa về đến kho của công ty, nhân viên mua hàng giao toàn bộ hóa đơn, chứng từ cho kế toán mua hàng, đồng thời đề nghị nhập kho hàng hàng hóa.
• Kế toán kho lập phiếu nhập kho.
• Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho.
• Thủ kho ghi sổ kho, còn kế toán ghi sổ kế toán kho.
• Kế toán mua hàng hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.
• Nếu sau khi nhận hàng phải thanh toán luôn tiền hàng, kế toán sẽ hoàn thành các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.

Định khoản:

– Trường hợp nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:

• Nợ TK 152, 156, 611… Nguyên vật liệu, hàng hóa (Giá có thuế nhập khẩu).
• Có TK 111, 112, 331.
• Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).

Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ:

• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu).

– Trường hợp nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT:

• Nợ TK 152, 156 Nguyên vật liệu, hàng hóa (Giá có thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu).
• Có TK 111, 112, 331.
• Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu).
• Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312).

Tham khảo: Khóa học nguyên lý kế toán online

6. Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Khi mua hàng có phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa… Căn cứ vào các hóa đơn chi phí mua hàng liên quan, kế toán mua hàng sẽ phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng đã mua theo tiêu thức Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.

Định khoản:

– Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ

• Nợ TK 152, 156, 641, 642…
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331…

– Khi phát sinh chi phí mua hàng

• Nợ TK 152, 156, 641, 642… Chi phí m ua hàng.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

7. Mua hàng có chiết khấu thương mại

Trong thỏa thuận giữa công ty và nhà cung cấp, nếu mua hàng với số lượng nào đó công ty sẽ được hưởng chiết khấu thương mại theo tỷ lệ % hoặc số tiền chiết khấu khấu thương mại cụ thể. Khi đó, số tiền chiết khấu được giảm trừ trực tiếp vào giá trị nhập kho của hàng hóa và giảm trừ vào tổng giá trị thanh toán của hóa đơn

Định khoản:

– Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ

• Nợ TK 152, 156…
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331…

– Khi phát sinh chiết khấu thương mại

• Nợ TK 111, 112, 331… Tổng giá trị chiết khấu.
• Có TK 152, 156… Giá trị chiết khấu chưa có thuế.
• Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

8. Hàng về trước hoá đơn về sau

Khi mua hàng về mà chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho bình thường nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT đầu vào. Khi nào nhận được hóa đơn sẽ hạch toán bổ sung phần thuế GTGT của hóa đơn mua hàng.

Định khoản:

– Khi hàng về mà chưa có hóa đơn GTGT

• Nợ TK 152, 156… Tiền hàng chưa có thuế GTGT.
• Có TK 111, 112, 331…

– Sau khi nhận được hóa đơn GTGT

• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (Số tiền thuế GTGT).
• Có TK 111, 112, 331…

9. Hoá đơn về trước hàng về sau

Trường hợp cuối kỳ kế toán, công ty đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhập kho, khi đó căn cứ vào hóa chứng từ kế toán sẽ ghi nhận hàng mua đang đi đường. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán.

Định khoản:

– Khi nhận được hóa đơn mà hàng chưa về

• Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đường.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

– Sau khi hàng về

• Nợ TK 152, 156…
• Có TK 151 Hàng mua đang đi đường.

10. Mua dịch vụ

Khi phát sinh nhu cầu sử dụng một số dịch vụ như: điện, internet, vệ sinh, vận chuyển bốc xếp hàng hóa… thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

• Căn cứ vào thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp xuất hóa đơn và yêu cầu công ty trả tiền dịch vụ.
• Kế toán hoàn thành các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nếu chưa thanh toán ngay kế toán ghi nhận công nợ với nhà cung cấp.

Định khoản:

• Nợ TK 152, 156, 641, 642… Giá mua chưa có thuế GTGT.
• Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán.

11. Giảm giá hàng đã mua về nhập kho

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua.
• Nhân viên mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp và chuyển cho kế toán mua hàng.
• Kế toán mua hàng hạch toán khoản giảm giá hàng mua và ghi sổ kế toán.

Định khoản:

• Nợ TK 111, 112, 331… Số tiền giảm giá hàng mua.
• Có TK 156.
• Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

12. Giảm giá hàng mua không qua kho

Khi hàng mua về được đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua.
• Nhân viên mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp và chuyển cho kế toán mua hàng.
• Kế toán mua hàng hạch toán khoản giảm giá hàng mua và ghi sổ kế toán.

Định khoản:

• Nợ TK 111, 112, 331… Số tiền giảm giá hàng mua.
• Có TK 621, 623, 627, 641…
• Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

13. Trả lại hàng đã mua về nhập kho

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.
• Nhân viên mua hàng đề nghị xuất kho để trả lại hàng.
• Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
• Kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng mua bị trả lại.
• Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi thẻ kho.
• Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại.
• Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa hàng trả lại cho nhà cung cấp.
• Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho.

Định khoản:

• Nợ TK 111, 112, 331… Số tiền hàng mua bị trả lại.
• Có TK 156.
• Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

14. Trả lại hàng đã mua không qua kho

Khi hàng mua về được đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

• Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.
• Nhân viên mua hàng làm thủ tục để xuất lại hàng bị trả.
• Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại.
• Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa đơn hàng trả lại cho nhà cung cấp.
• Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho.

Định khoản:

• Nợ TK 111, 112, 331… Số tiền hàng mua bị trả lại.
• Có TK 621, 623, 627, 641…
• Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

Để có thể hiểu và thành thạo công việc kế toán mua bán hàng hoá trong doanh nghiệp, kế toán nên tham khảo các khoá học nguyên lý kế toán hoặc kế toán tổng hợp thực hành tại các Trung tâm đào tạo kế toán uy tín. 

>>> Xem thêm: Các phương pháp kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp