08 Yếu Tố Chứng Từ Kế Toán Cần Phải Có

08 Yếu Tố Chứng Từ Kế Toán Cần Phải Có
Tổng hợp

Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong việc lưu giữ thông tin, kiểm soát tài sản và nắm bắt hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bài viết sau Nguyên lý kế toán chia sẻ đến bạn đọc về 8 yếu tố chứng từ kế toán cần phải có.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán được lập theo trình tự, thủ tục, hình thức do pháp luật quy định.

2. Phân loại chứng từ kế toán

2.1. Phân loại theo công dụng chứng từ kế toán

– Có thể phân hệ thống bản chứng từ kế toán thành các loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.

– Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý. Các chỉ tiêu, các lệnh xuất vật tư, lệnh điều động lao động, tài sản v.v… thuộc loại chứng từ này. Một chứng từ thuần tuý mệnh lệnh biểu thị nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện, chưa chứng minh kết quả sự hình thành nghiệp vụ, do đó loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ ghi sổ kế toán.

– Chứng từ chấp hành (thực hiện) là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Các loại phiếu xuất, biên lai, hoá đơn thuộc loại chứng từ này. Thông qua loại chứng từ có thể thấy mức độ thực hiện các quyết định đồng thời biểu thị cả trách nhiệm vật chất trong việc xảy ra nghiệp vụ. Nói chung, chứng từ thực hiện có thể làm căn cứ ghi sổ. Tất nhiên trong một số trường hợp cần có những bản chứng từ bổ sung như thanh toán cho nghiệp vụ tạm ứng, xử lý thiệt hại vật tư….

– Chứng từ thủ tục kế toán là những chứng từ tổng hợp, quy loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhất định để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Loại chứng từ thuần túy về thủ tục kế toán này là những chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.

– Chứng từ liên hợp là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nêu trên như những lệnh kiêm phiếu xuất, phiếu chi hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất v.v….

2.2. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ kế toán

Theo tiêu thức này, hệ thống bản chứng từ gồm chứng từ bên trong (nội bộ) và chứng từ bên ngoài.

– Chứng từ bên trong (nội bộ) là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ bên trong có loại chỉ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế giải quyết quan hệ trong nội bộ đơn vị chẳng hạn. phiếu xuất vật tư cho sản xuất, bảng kê thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, biên bản kiểm kê nội bộ, biên bản sản phẩm hỏng… Một bộ phận khác của chứng từ bên trong liên quan đến nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị nhưng để giải quyết các mối quan hệ kinh tế với bên ngoài như: Hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, phiếu (bảng kê) thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khác.

– Chứng từ bên ngoài là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác như: hoá đơn mua hàng, phiếu (hợp đồng) vận chuyển thuê ngoài…
Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán. Tuy nhiên, việc phân chia này, trong một số trường hợp chỉ có ý nghĩa tương đối. Có thể cùng loại chứng từ nhưng có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị vì vậy trong đối chiếu kiểm tra cần được đưa vào yếu tố “ngày và số thứ tự chứng từ” để xác định và phân loại.

2.3. Phân loại theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ

Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán có thể chia chứng từ thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.

– Chứng từ ban đầu còn gọi là chứng từ trực tiếp, phản ánh trực tiếp đối tượng hạch toán, là “tấm hình” gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực cho hạch toán và cho quản lý. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hoá đơn, phiếu xuất, nhập vật tư, lệnh thu, chi tiền mặt…

– Chứng từ ban đầu có ý nghĩa lớn cả trong công tác kế toán thanh tra, lãnh đạo nghiệp vụ kinh tế, xác định trách nhiệm vật chất v.v….

Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát là phương tiện tổng hợp tài liệu về các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ. Tuy nhiên chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa độc lập, chúng chỉ trở thành phương tiện thông tin và chứng minh khi có chứng từ ban đầu kèm theo.

Phân loại chứng từ kế toán theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác hạch toán, thanh tra và quản lý kinh tế.

2.4. Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ

Theo cách phân loại này hệ thống chứng từ được phân thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.

– Chứng từ một lần là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần và chuyển vào ghi sổ kế toán. Cần chú ý chứng từ một lần vẫn được dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi các nghiệp vụ này phát sinh cùng một lúc ở cùng một địa điểm. Chứng từ một lần là loại chứng từ được sử dụng phổ biến: hoá đơn, lệnh thu chi tiền mặt, biên bản kiểm kê, bảng kê thanh toán v.v…

– Chứng từ một lần thường được lập và thực hiện trong phạm vi 1 ngày.

– Chứng từ nhiều lần là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ không còn sử dụng tiếp nữa được chuyển nhượng vào ghi sổ kế toán và lưu trữ.

– Chứng từ nhiều lần thường bao gồm phiếu (thẻ) theo dõi thực hiện các hợp đồng (kể cả hợp đồng khoán), phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức v.v…

– Cách phân loại này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ kế toán thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi chép trên chứng từ.

2.5. Phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại: Chứng từ tiền mặt, về vật tư, về tiêu thụ hàng hoá, về thanh toán với ngân hàng, ngân sách và thanh toán với công nhân viên…

Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xác định thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ.

2.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

Hệ thống chứng từ kế toán có thể chia thành hai loại là chứng từ bình thường và chứng từ báo động.

– Chứng từ bình thường chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ.

– Chứng từ báo động là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời (vay quá hạn)… Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định.
Việc phân loại chứng từ kế toán có thể được khái quát

Công dụng của chứng từ

– Chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi, Lệnh xuất kho…

– Chứng từ thực hiện: Phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoá đơn…

– Chứng từ thủ tục kế toán: Chứng từ ghi sổ, Bảng kê chứng từ…

– Chứng từ liên hợp: Lệnh kiêm phiếu xuất, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Địa điểm lập chứng từ khóa học phân tích báo cáo tài chính

– Chứng từ bên trong: Bảng kê thanh toán lương, Biên bản kiểm kê, phiếu báo làm thêm giờ…

– Chứng từ bên ngoài: Hoá đơn nhận từ người bán, các chứng từ ngân hàng…

Mức độ khái quát của chứng từ

– Chứng từ ban đầu :chứng từ gốc, chứng từ trực tiếp.

– Chứng từ bên ngoài: Hoá đơn nhận từ người bán, các chứng từ ngân hàng…

Số lần ghi trên chứng từ

– Chứng từ ghi một lần

– Chứng từ ghi nhiều lần

Nội dung kinh tế của nghiệp vụ

– Chứng từ về tiền

– Chứng từ về tài sản cố định.

– Chứng từ về lao động, tiền lương

– Chứng từ về vật tư

– Chứng từ về tiêu thụ

– Chứng từ về thanh toán với ngân sách

Phân loại chứng từ kế toán

Xem thêm: Học kế toán thực hành ở đâu tốt tại Hà Nội và Tphcm

3. 08 yếu tố chứng từ kế toán cần phải có

Hệ thống yếu tố của chứng từ kế toán được chia thành hai nhóm:

  • Nhóm nội dung chủ yếu
  • Nhóm yếu tố bổ sung

Trong nhóm yếu tố chủ yếu là những yếu tố mà các chứng từ kế toán cần phải có để thực hiện sao chụp lại nhiệm vụ kinh tế, theo quy định của pháp luật thì đây là những yếu tố bắt buộc phải có

Theo quy định của điều 17 Luật kế toán, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:

3.1. Tên gọi

Tên gọi của chứng từ là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Ví dụ: Nhìn vào “Phiếu xuất kho” ta có thể thấy nội dung khái quát của nghiệp vụ là nhằm chứng minh một nghiệp vụ nhập kho (hàng hóa, nguyên vật liệu…) đã phát sinh

3.2. Số hiệu của chứng từ

Số hiệu chứng từ thực chất là số thứ tự của chứng từ. Việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân theo những quy định cụ thể đối với từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ.

3.3. Ngày tháng năm lập chứng từ

Là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đây cũng là một yếu tố quan trọng phục vụ cho việc quản lý chứng từ cũng như thanh tra tài chính. Nó cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý

3.4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

Các bên lập chứng từ kế toán có thể là doanh nghiệp cơ quan, tổ chức hay cá nhân

3.5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ

Các bên nhận chứng từ kế toán có thể là doanh nghiệp cơ quan, tổ chức hay cá nhân

Yếu tố tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Đồng thời làm cơ sở cho việc xác minh, đối chiếu và kiểm tra về các nghiệp vụ kinh tế tài chính khi có tranh chấp xảy ra.

3.6. Nội dung nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh

Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ. Nó chính là nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, có tác dụng giải thích rõ hơn về ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra tính hợp lý của chứng từ.

Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, không được viết tắt, sửa chữa. Các thuật ngữ được sử dụng trong nội dung chứng từ phải đảm bảo thông dụng, dễ hiểu.

3.7. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính, ghi bằng sổ; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu chi, tiền ghi bằng số và bằng chữ

Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo lường được sử dụng trong chứng từ (bao gồm thước đo bằng hiện vật và giá trị được nhà nước quy định)

3.8. Chữ kỹ, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ

Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó quy trách nhiệm về tính chất hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan. Trên bản chứng từ phải có ít nhất 02 chữ ký của các bên liên quan.

Chú ý:

  • Những chứng từ dùng làm cơ sở trực tiếp ghi sổ có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
  • Những chứng từ có liên quan đến bán hàng có thêm chỉ tiêu số thuế phải nộp
  • Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân nhất thiết phải có đủ chữ ký của kế toán trưởng (người kiểm soát) và thủ trưởng đơn vị (người phê duyệt), có đóng dấu của đơn vị

Nhóm yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán

Bên cạnh những yếu tố chủ yếu trên thì chứng từ kế toán còn có nhóm yếu tố bổ sung

Đây là những yếu tố không bắt buộc phải có trong mỗi chứng từ kế toán mà được thiết kế nhằm làm rõ hơn những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ, đồng thời đáp ứng những yêu cầu của kế toán cũng như nhà quản lý

Việc thiết kế những yếu tố bổ sung tùy thuộc vào đặc điểm của nghiệp vụ kinh tế và đặc điểm của đơn vị kế toán, ví dụ có thể thiết kế yếu tố bổ sung “định mức: trong phiếu xuất kho hay yếu tố “logo công ty” trong các hóa đơn bán hàng…

4. Luân chuyển chứng từ kế toán

4.1. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn (khâu) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhưng chung quy lại, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

a. Lập chứng từ kế toán

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

– Chứng từ kế toán do các đơn vị dưới đây lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán. Các đơn vị này bao gồm:

+ Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

+ Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

+ Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

– Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.

b. Ký chứng từ kế toán

– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Pháp luật nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

c. Kiểm tra chứng từ

Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Chỉ sau khi được kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau:

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

d. Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

Trong kỳ kế toán, kế toán cần phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán; lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán và cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ.

e. Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

– Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn.

– Chứng từ có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và trong một số các trường hợp khác.

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu ủy nhiệm chi

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

f. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ

Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng.

Chứng từ kế toán được lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

– Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

– Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ.

4.2. Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.

Để xây dựng kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định như:

– Đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất và quản lý…

– Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp vụ trong đơn vị).

– Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ.

Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ là phản ánh được từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối tượng hay tên người chịu trách nhiệm) trong từng khâu. Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu (giai đoạn) của quá trình vận động.

Hình thức của kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ thường dùng dạng bảng hoặc sơ đồ. Kế hoạch luân chuyển chung cho nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng sau đây:

Thông thường có 2 cách (phương pháp) lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: lập riêng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều… thường kết hợp sử dụng cả 2 phương pháp trên.

Kế hoạch luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các chương trình luân chuyển cá biệt. Chương trình này thường được lập cho những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương trình này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường áp dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ, lấy chương trình luân chuyển “Phiếu xuất kho” làm ví dụ minh hoạ

“Phiếu xuất kho” được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

+ Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập (tùy thuộc vào tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị). Phiếu được lập làm 3 liên (bằng cách đặt giấy than viết một lần). Sau khi lập phiếu xong, người phụ trách bộ phận sử dụng và người phụ trách bộ phận cung ứng ký, ghi rõ họ tên.

+ Chuyển cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

+ Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất, xuất kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá cho người nhận, đồng thời ghi số lượng thực xuất của từng thứ vào phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên vào phiếu xuất.

+ Ba liên của phiếu xuất kho được phân chia và luân chuyển như sau: Một liên lưu tại quyển phiếu xuất kho (cuống), một liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó cuối ngày hoặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toán để ghi giá và ghi sổ kế toán, liên còn lại người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.

Với cách trên, đường đi của chứng từ được xác định cụ thể, rõ ràng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhưng tốn công và chỉ làm được cho một vài loại chứng từ có nhu cầu lập riêng.

4.3. Nội quy về chứng từ

Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toán kinh doanh cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học công tác chứng từ kế toán theo yêu cầu trên là phải xây dựng các văn bản có tính pháp lý về chứng từ. Ngoài quy định chung trong pháp lệnh kế toán – thống kê và điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, cần xây dựng chế độ chứng từ và nội quy về chứng từ.

Chế độ chứng từ thường do Bộ tài chính, Tổng cục Thống kê phối hợp với các Bộ, các ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ cần quy định những điều khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước như:

– Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn (cho cả nước, hoặc từng ngành) và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ.

– Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ.

– Thời hạn lập và lưu trữ (từng loại)

– Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ.

– Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các điều khoản.

Nội quy về chứng từ thường do các đơn vị hạch toán xây dựng với hướng dẫn của các ngành, các cấp có liên quan. Nội dung của nội quy có thể bao gồm:

– Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị (chưa có quy định trong chế độ chung).

– Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng.

– Người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ.

– Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt… đối với từng người, từng bộ phận trong thực hiện nội quy.

– Xây dựng thêm các chương trình huấn luyện đặc thù khi cần thiết.

5. Cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học

5.1.Chứng từ gốc khoa học

– Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hóa đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho cơ quan thuế hàng kỳ.

– Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau:

+ Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có,… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng (nếu có).

+ Hóa đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ,… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng.

+ Nếu hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý hợp đồng (nếu có),…

– Kế toán cần chú ý một số điểm sau:

+ Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh.

+ Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần.

5.2. Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế

– Các loại báo cáo thuế cho cơ quan thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm.

– Lưu ý kèm theo chứng từ của năm đó là báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp xếp cụ thể, khoa học như sau:

+ Mở một file folder để lưu tờ khai thuế cho từng năm cụ thể.

+ Chia các file thành các file nhỏ lưu theo từng loại thuế.

+ Tách riêng một file để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế.

5.3.Hợp đồng và các chứng từ liên quan

– Tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại bộ phận khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

– Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để dễ tìm kiếm, quản lý hơn.

– Đặc biệt, không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như không được sự cho phép của cấp trên để tránh được tình trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc.

– Lưu hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát:

+ Tờ trình hoặc bản kế hoạch.

+ Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá,…

+ Hợp đồng gốc.

+ Các bản phụ lục ký thêm.

+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi từng lần thanh toán (bản phôtô)

+ Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý,…

+ Các loại hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho, xuất kho (bản phô tô).

+ Các loại chứng từ nộp thuế (nếu có).

+ Bảng tính lãi vay thanh toán (nếu là vay cá nhân); Bảng tính lãi vay (nếu là vay ngân hàng).

+ Các hồ sơ chứng từ khác liên quan.

+ Các biên bản thỏa thuận khác có liên quan sắp xếp chứng từ.

5.4. Chứng từ lương

Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau:

– Tạo một file folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.

– Nên chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.

– Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: Bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên; Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và ủy nhiệm chi bản phô tô (nếu thanh toán lương qua ngân hàng); Bảng ký nhận lương của người lao động (nếu trả lương bằng tiền mặt). Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/giảm lương.

5.5. Phiếu nhập kho, xuất kho

– Kế toán lưu các phiếu xuất kho cùng với:

+ Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt.

+ Bản dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt (bản phô tô).

+ Biên bản giao nhận hàng hóa cho mỗi lần xuất kho.

–Kế toán sắp xếp Phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:

+ Hóa đơn đầu vào, mua vào.

+ Các biên bản giao hàng hóa

+ Hợp đồng mua bán.

+ Đề nghị mua hàng hóa.

5.6. Chứng từ thanh toán

– Các loại chứng từ thanh toán như phiếu chi, ủy nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với:

– Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của giám đốc doanh nghiệp.

– Với trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (chỉ cần bản phô tô) và Bản ký nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.

– Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong doanh nghiệp.

– Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo quyết định, văn bản nào; Phô tô quyết định, văn bản yêu cầu đó kèm theo.

– Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng (nếu có).

– Với các phiếu thu hay giấy báo có thì kế toán lưu cùng:

+ Hợp đồng bán hàng.

+ Hóa đơn GTGT.

+ Các loại chứng từ khác có liên quan.

5.7. Chứng từ của tiền và các khoản tương đương tiền

Tạo một folder chia các file ra để lưu tài liệu cụ thể như sau:

– Các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp.

– Tờ khai mở tài khoản ngân hàng.

– Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng.

– Các quyết định, văn bản có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt,…

– Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm từng lần.

5.8. Chứng từ tài sản của doanh nghiệp

Các chứng từ tài sản của doanh nghiệp nên lưu trữ và sắp xếp riêng theo 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:

– Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.

– Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.

– Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán.

– Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản.

– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó.

– Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản.

– Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.

– Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt.

– Mã tài sản theo như sổ sách kế toán.

– Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp.

– Thẻ theo dõi tài sản cố định.

– Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: Tờ trình thanh lý; Phê duyệt thanh lý; Hợp đồng thanh lý; Quyết định thanh lý; Biên bản thanh lý,… Quyết định dừng khấu hao TSCĐ, hóa đơn thanh lý bản phô tô.

– Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp.

– Các loại chứng từ khác có liên quan.

5.9. Chứng từ công nợ

Với các hồ sơ công nợ, kế toán nên sắp xếp và lưu trữ theo một file riêng. Đồng thời chia nhỏ thành các file cụ thể như sau:

– Các biên bản thỏa thuận đối trừ công nợ.

– Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

– Công văn đòi nợ từng lần.

– Quyết định xử lý công nợ.

5.10. Chứng từ pháp lý

Để khoa học và hợp lý, nên chia theo folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý:

– Các biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính.

+ Các ủy quyền có liên quan đến kế toán tài chính.

+ Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi.

+ Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có).

+ Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần.

+ Các quy chế, điều lệ của doanh nghiệp.

6. Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát hiện sai sót phải xử lý như thế nào?

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán

Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, các chứng từ kế toán cần phải được kiểm tra và phê duyệt

Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ;

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ do đơn vị lập)

Xử lý trường hợp khi kiểm tra chứng từ kế toán phát hiện sai sót

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước diễn đàn kế toán trưởng

Trường hợp này người kiểm tra phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng

Trong trường hợp này thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Rate this post
Không có phản hồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

hạch toán tài khoản 113
Lý thuyết nguyên lý kế toán
Hạch Toán Tài Khoản 113 – Tiền Đang Chuyển Theo Thông Tư 200, 133

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển là tiền của đơn vị làm thủ tục chuyển tiền về ngân hàng, kho bạc hoặc gửi qua đường bưu điện để chuyển về ngân hàng, kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng và Kho bạc …

cac-loai-hinh-doanh-nghiep-o-viet-nam
Tổng hợp
Các Loại Hình Doanh Nghiệp Ở Việt Nam, Bảng So Sánh Chi Tiết

Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam là một chủ đề quan trọng và thú vị, bởi vì nó liên quan đến các quy định pháp luật, thuế, trách nhiệm và lợi ích của các chủ doanh nghiệp và các bên liên quan. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, có …

hạch toán chi phí thuê nhà trên Misa
Tổng hợp
Cách Hạch Toán Tiền Thuê Nhà Trên Misa

Các doanh nghiệp hiện nay thường thuê nhà, văn phòng để mở công ty. Nhưng nhiều kế toán vẫn chưa rõ cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng trên phần mềm hợp lý. Trong bài viết này, Nguyên lý kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch …