Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán
Lý thuyết nguyên lý kế toán

Các bản chứng từ riêng biệt cần được liên kết lại theo một trật tự xác định trong một hệ thống xác định. Để tiện cho việc phân biệt và sử dụng các loại chứng từ khác nhau trong quản lý kinh tế nói chung và trong công tác kế toán nói riêng, doanh nghiệp cần nghiên cứu các cách phân loại chứng từ kế toán. Mỗi cách phân loại này căn cứ vào những tiêu thức khác nhau như: công dụng, trình độ tổng hợp, số lần sử dụng, địa điểm lập và nội dung kinh tế của bản chứng từ.

Phân loại chứng từ kế toán

1. Phân loại theo công dụng chứng từ kế toán

 – Có thể phân hệ thống bản chứng từ kế toán thành các loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.

– Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ mang tính quyết định của chủ thể quản lý. Các chỉ tiêu, các lệnh xuất vật tư, lệnh điều động lao động, tài sản v.v… thuộc loại chứng từ này. Một chứng từ thuần tuý mệnh lệnh biểu thị nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện, chưa chứng minh kết quả sự hình thành nghiệp vụ, do đó loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ ghi sổ kế toán.

– Chứng từ chấp hành (thực hiện) là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Các loại phiếu xuất, biên lai, hoá đơn thuộc loại chứng từ này. Thông qua loại chứng từ có thể thấy mức độ thực hiện các quyết định đồng thời biểu thị cả trách nhiệm vật chất trong việc xảy ra nghiệp vụ. Nói chung, chứng từ thực hiện có thể làm căn cứ ghi sổ. Tất nhiên trong một số trường hợp cần có những bản chứng từ bổ sung như thanh toán cho nghiệp vụ tạm ứng, xử lý thiệt hại vật tư….

– Chứng từ thủ tục kế toán là những chứng từ tổng hợp, quy loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhất định để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Loại chứng từ thuần tuý về thủ tục kế toán này là những chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.

– Chứng từ liên hợp là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nêu trên như những lệnh kiêm phiếu xuất, phiếu chi hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất v.v….

2. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ kế toán

Theo tiêu thức này, hệ thống bản chứng từ gồm chứng từ bên trong (nội bộ) và chứng từ bên ngoài.

– Chứng từ bên trong (nội bộ) là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ bên trong có loại chỉ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế giải quyết quan hệ trong nội bộ đơn vị chẳng hạn. phiếu xuất vật tư cho sản xuất, bảng kê thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, biên bản kiểm kê nội bộ, biên bản sản phẩm hỏng… Một bộ phận khác của chứng từ bên trong liên quan đến nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị nhưng để giải quyết các mối quan hệ kinh tế với bên ngoài như: Hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, phiếu (bảng kê) thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khác.

– Chứng từ bên ngoài là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác như: hoá đơn mua hàng, phiếu (hợp đồng) vận chuyển thuê ngoài…

Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán. Tuy nhiên, việc phân chia này, trong một số trường hợp chỉ có ý nghĩa tương đối. Có thể cùng loại chứng từ nhưng có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị vì vậy trong đối chiếu kiểm tra cần được đưa vào yếu tố “ngày và số thứ tự chứng từ” để xác định và phân loại.

3. Phân loại theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ

 Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán có thể chia chứng từ thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.

– Chứng từ ban đầu còn gọi là chứng từ trực tiếp, phản ánh trực tiếp đối tượng hạch toán, là “tấm hình” gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực cho hạch toán và cho quản lý. Chứng từ ban đầu gồm tất cả các loại hoá đơn, phiếu xuất, nhập vật tư, lệnh thu, chi tiền mặt…

– Chứng từ ban đầu có ý nghĩa lớn cả trong công tác kế toán thanh tra, lãnh đạo nghiệp vụ kinh tế, xác định trách nhiệm vật chất v.v….

Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát là phương tiện tổng hợp tài liệu về các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ. Tuy nhiên chứng từ tổng hợp không có ý nghĩa độc lập, chúng chỉ trở thành phương tiện thông tin và chứng minh khi có chứng từ ban đầu kèm theo.

Phân loại chứng từ kế toán theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác hạch toán, thanh tra và quản lý kinh tế.

4. Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ  học kế toán thực hành ở đâu tốt

Theo cách phân loại này hệ thống chứng từ được phân thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần.

– Chứng từ một lần là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần và chuyển vào ghi sổ kế toán. Cần chú ý chứng từ một lần vẫn được dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi các nghiệp vụ này phát sinh cùng một lúc ở cùng một địa điểm. Chứng từ một lần là loại chứng từ được sử dụng phổ biến: hoá đơn, lệnh thu chi tiền mặt, biên bản kiểm kê, bảng kê thanh toán v.v…

– Chứng từ một lần thường được lập và thực hiện trong phạm vi 1 ngày.

– Chứng từ nhiều lần là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ không còn sử dụng tiếp nữa được chuyển nhượng vào ghi sổ kế toán và lưu trữ.

– Chứng từ nhiều lần thường bao gồm phiếu (thẻ) theo dõi thực hiện các hợp đồng (kể cả hợp đồng khoán), phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức v.v…

– Cách phân loại này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ kế toán thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi chép trên chứng từ.

5. Phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại: Chứng từ tiền mặt, về vật tư, về tiêu thụ hàng hoá, về thanh toán với ngân hàng, ngân sách và thanh toán với công nhân viên…

Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xác định thời hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ.

6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng tư

Hệ thống chứng từ kế toán có thể chia thành hai loại là chứng từ bình thường và chứng từ báo động.

– Chứng từ bình thường chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ.

– Chứng từ báo động là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời (vay quá hạn)… Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định.

Việc phân loại chứng từ kế toán có thể được khái quát 

Công dụng của chứng từ

– Chứng từ mệnh lệnh: Lệnh chi, Lệnh xuất kho…

– Chứng từ thực hiện: Phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoá đơn…

– Chứng từ thủ tục kế toán: Chứng từ ghi sổ, Bảng kê chứng từ…

– Chứng từ liên hợp: Lệnh kiêm phiếu xuất, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ học kế toán thực hành

Địa điểm lập chứng từ  khóa học phân tích báo cáo tài chính

– Chứng từ bên trong: Bảng kê thanh toán lương, Biên bản kiểm kê, phiếu báo làm thêm giờ…

– Chứng từ bên ngoài: Hoá đơn nhận từ người bán, các chứng từ ngân hàng…

Mức độ khái quát của chứng từ

– Chứng từ ban đầu :chứng từ gốc, chứng từ trực tiếp.

– Chứng từ bên ngoài: Hoá đơn nhận từ người bán, các chứng từ ngân hàng…

Số lần ghi trên chứng từ

– Chứng từ ghi một lần

– Chứng từ ghi nhiều lần

Nội dung kinh tế của nghiệp vụ

– Chứng từ về tiền

– Chứng từ về tài sản cố định.

– Chứng từ về lao động, tiền lương

– Chứng từ về vật tư

– Chứng từ về tiêu thụ

– Chứng từ về thanh toán với ngân sách

Xem thêm bài viết: Bài tập về phương pháp tính giá

Không có phản hồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Lý thuyết nguyên lý kế toán
Bảng chấm công trong doanh nghiệp vừa và nhỏ chuẩn nhất

Bảng chấm công là cơ sở quan trọng để kế toán tính lương cho nhân viên trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bảng chấm công sẽ  được sử dụng theo mẫu nào? Cách ghi cụ thể ra sao mới các bạn tham khảo trong bài viết …

Hướng dẫn lập báo cáo các chỉ tiêu luồng tiền từ hoạt động đầu tư trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Lý thuyết nguyên lý kế toán
Hướng dẫn lập báo cáo các chỉ tiêu luồng tiền từ hoạt động đầu tư trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Luồng tiền từ hoạt động đầu tư được lập và trình bày trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ một cách riêng biệt các luồng tiền vào và các luồng tiền ra. Cụ thể cách lập báo cáo các chỉ tiêu luồng tiền từ hoạt động đầu tư trong báo …

mau-so-ve-co-phieu-trong-doanh-nghiep-vua-va-nho
Lý thuyết nguyên lý kế toán
Mẫu sổ về cổ phiếu trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các mẫu sổ và văn bản nào liên quan đến cổ phiếu, chứng khoán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các mẫu sổ này được quy định kèm theo thông tư 133/2014/TT-BTC. Bài viết sau nguyên lý kế toán sẽ cung cấp thông tin về các mẫu sổ và cách …