Luân chuyển chứng từ kế toán

Luân chuyển chứng từ kế toán
Lý thuyết nguyên lý kế toán

Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này, sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ.

1. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn (khâu) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhưng chung quy lại, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

Chứng từ kế toán

 * Lập chứng từ kế toán

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

 – Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định cảu chứng từ kế toán.

 – Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

 – Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

 – Chứng từ kế toán do các đơn vị dưới đây lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán. Các đơn vị này bao gồm:

 + Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

 + Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

 + Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật

Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

 – Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

 – Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định.

 * Ký chứng từ kế toán

 – Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

 – Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Pháp luật nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

 – Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

 – Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

*Kiểm tra chứng từ:

 Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Chỉ sau khi được kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán như sau:

 – Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

 – Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

 – Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

 Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

*Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.

Trong kỳ kế toán, kế toán cần phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán; lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán và cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ.

*Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.

 – Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn.

 – Chứng từ có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và trong một số các trường hợp khác.

 Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

 Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

*Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ

 Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng.

 Chứng từ kế toán được lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

 Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

 Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

 – Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

 – Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

 Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ.

Xem thêm: Học kế toán thực hành ở đâu Hà Nội

2. Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch ( chương trình) luân chuyển chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.

Để xây dựng kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định như:

– Đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất và quản lý…

– Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp vụ trong đơn vị).

– Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ.

Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ là phản ánh được từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối tượng hay tên người chịu trách nhiệm) trong từng khâu. Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu (giai đoạn) của quá trình vận động.

Hình thức của kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ thường dùng dạng bảng hoặc sơ đồ. Kế hoạch luân chuyển chung cho nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng sau đây:

Thông thường có 2 cách (phương pháp) lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: lập riêng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều… thường kết hợp sử dụng cả 2 phương pháp trên.

Kế hoạch luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các chương trình luân chuyển cá biệt. Chương trình này thường được lập cho những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương trình này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường áp dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ, lấy chương trình luân chuyển “Phiếu xuất kho” làm ví dụ minh hoạ.

“Phiếu xuất kho” được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

+ Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập (tuỳ thuộc vào tổ chức quản lý và quy định của từng đơn vị). Phiếu được lập làm 3 liên (bằng cách đặt giấy than viết một lần). Sau khi lập phiếu xong, người phụ trách bộ phận sử dụng và người phụ trách bộ phận cung ứng ký, ghi rõ họ tên.

+ Chuyển cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư, sản phẩm, hàng hoá.

+ Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất, xuất kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá cho người nhận, đồng thời ghi số lượng thực xuất của từng thứ vào phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên vào phiếu xuất.

+ Ba liên của phiếu xuất kho được phân chia và luân chuyển như sau: Một liên lưu tại quyển phiếu xuất kho (cuống), một liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó cuối ngày hoặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toán để ghi giá và ghi sổ kế toán, liên còn lại người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.

Với cách trên, đường đi của chứng từ được xác định cụ thể, rõ ràng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhưng tốn công và chỉ làm được cho một vài loại chứng từ có nhu cầu lập riêng.

Tham khảo bài viết: Các hình thức kế toán

3. Nội quy về chứng từ

Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toán kinh doanh cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học công tác chứng từ kế toán theo yêu cầu trên là phải xây dưng các văn bản có tính pháp lý về chứng từ. Ngoài quy định chung trong pháp lệnh kế toán – thống kê và điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, cần xây dựng chế độ chứng từ và nội quy về chứng từ.

 Chế độ chứng từ thường do Bộ tài chính, Tổng cụ Thống kê phối hợp với các Bộ, các ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ cần quy định những điều khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước như:

– Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn (cho cả nước, hoặc từng ngành) và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ.

– Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ.

– Thời hạn lập và lưu trữ (từng loại)

– Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ.

– Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các điều khoản.

Nội quy về chứng từ thường do các đơn vị hạch toán xây dựng với hướng dẫn của các ngành, các cấp có liên quan. Nội dung của nội quy có thể bao gồm:

– Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị (chưa có quy định trong chế độ chung).

– Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng.

– Người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ.

– Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt… đối với từng người, từng bộ phận trong thực hiện nội quy.

– Xây dựng thêm các chương trình huấn luyện đặc thù khi cần thiết.

Để nắm rõ tất cả kiến thức về nguyên lý kế toán các bạn có thể tham khảo và đăng ký khóa học nguyên lý kế toán cho người mới bắt đầu dưới sự giảng dạy và hướng dẫn trực tiếp từ các kế toán trưởng kinh nghiệm

Luân chuyển chứng từ kế toán
5 (100%) 1 vote[s]

Không có phản hồi

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

to-chuc-so-ke-toan
Lý thuyết nguyên lý kế toán
Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán

Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán bao gồm những gì? Nguyên lý kế toán sẽ hướng dẫn bạn đọc các nguyên tắc tổ chức sổ kế toán trong bài viết dưới đây. >>Xem thêm: Quy định về sửa chữa sổ và khóa sổ kế toán Khi tổ chức hệ thống …

so-do-hach-toan-qua-trinh-mua-hang
Lý thuyết nguyên lý kế toán
Kế toán quá trình mua hàng

Giai đoạn mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ chính của quá trình này là cung ứng đầy đủ những yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất. Do vậy nhiệm vụ của kế toán quá trình mua …

quy-dinh-sua-so-ke-toan
Lý thuyết nguyên lý kế toán
Quy định về sửa chữa sổ và khóa sổ kế toán

Trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán có thể phát sinh những sai sót, do vậy, để đảm bảo yêu cầu số liệu kế toán chính xác, trung thực, kế toán cần phải sửa chữa những sai sót trên. Tùy theo thời điểm …